مقدمه مکان كارآموزي

در زمينه اجراي كارآموزي اينجانب در سازمان نقشه برداري كشور درخصوص امكان سنجي، طراحي، ايجاد سيستم انبار اداره تدراكات گزارش حاضر بعنوان «كارآموزي» تهيه شده و جهت نماياندن تصوير كلي و همه جانبه فعاليتهاي اداره تدارك، نه تنها سيستم انبار بلكه كليه سيستم هاي موجود مورد شناخت قرارگرفته اند اين گزارش حاصل مصاحبه با پرسنل اداره تداركات و بازديد عيني از فعاليتهاي اين اداره مي باشد. ارتباطات اداره تداركات بامحيط بيروني شامل مديريتها و واحدهاي سازمان نقشه برداري و خارج از سازمان نيز دراين گزارش ملحوظ نظر واقع شده است ولي با توجه به گسترش سازمان نقشه برداري و سيستم هاي اداري و مالي آن سازمان از فعاليتهاي اداره تداركات گزارش تهيه گرديده اين گزارش شامل نتايج و ادامه فعاليتهاي مذكور در ساير واحدهاي سازمان نمي باشد و صرفاً در حيطه فعاليتهاي اداره تداركات تهيه شده است، جهت ارائه بهتر ارتباطات و گردش اطلاعات اداره تداركات از تكنيك «نمودارهاي مفهومي گردش اطلاعات» (DFD) استفاده شده است تاكليه ارتباطات و وروديها و خروجيهاي سيستم فعلي به سهولت دردسترس خواننده قرار گيرند.

درقسمتهاي ديگر گزارش، شرح وروديها و خروجيها (فرمها، اطلاعات، درخواستها و …) و شرح كليه فعاليت هريك از واحدهاي اداره تداركات ذكر گرديده است.

قسمت اشكالات و نارسائيها شامل نتيجه گيري از آن بخش ازروشهاي انجام كار است كه غيرمنطقي و غيراصولي بوده و يا اطلاعات و نحوه گردش اطلاعات جهت انجام صحيح و به موقع امور ناكافي تشخيص داده شده است.

قسمت اول – جايگاه سازماني و تشكيلات اداره تداركات

1- جايگاه سازماني اداره تداركات درسازمان نقشه برداري كشور

1-1-تداركات به عنوان يكي از ادارات امور اداري و خدمات درحوزه معاونت مالي اداري سازمان نقشه برداري جاي دارد.

ساختار كلي سازمان نقشه برداري و جايگاه اداره تداركات درنمودار زير نشان داده شده است:

2-1-اداره تداركات جمعاً‌ با 11 نفر پرسنل زير نظر رياست اداره مجموعه فعاليتهاي خريد كالا و خدمات نگهداري كالا درانبار و تحويل به واحدهاي (مصرف كننده) سازمان را بعهده دارد. تشكيلات اداره تداركات در نمودار زير نشان داده شده است:

قسمت سوم : وروديها و خروجيها

سيستم هاي اداره تداركات

دراين بخش مجموعه فعاليتهاي اداره تداركات عليرغم منطقي بودن و يا منطقي نبودن ارتباطات به صورت يك سيستم درنظر گرفته شده است و شرح وروديها و خروجيهاي آن به ترتيب زير مي باشد:

قسمت چهارم ـ شرح فعاليتها

فعاليتهاي اداره تداركات در مفهوم ارتباطات سيستمي به بخشهاي زير تقسيم مي‌شود كه فعاليتهاي هر كدام تشريح خواهد شد :

1ـ رياست اداره تداركات

2ـ حسابداري

3ـ تنظيم اسناد

4ـ كار پردازي

5ـ انبارها

6ـ كاردكس

7ـ دفتر اداره تداركات

1ـ4ـ شرح فعاليتهاي رياست اداره تداركات

رياست اداره تداركات علاوه بر نقش سرپرستي ، هماهنگي ، كنترل و برنامه ريزي اداره تداركات ، فعاليتهاي زير را انجام مي دهد .

1 ـ دريافت درخواستهاي كالا از طريق مديريت واحدهاي سازمان و تاييد اوليه براي انجام عمليات تحويل كالا از انبارها در صورت وجود

2 ـ دريافت درخواستهاي خريدكالا از طريق مديريت واحدهاي سازمان و تاييد اوليه براي انجام عمليات خريد در صورت تامين اعتبار از سوي امور مالي و ذيحسابي

3 ـ اخذ تأئيد درخواستهاي خريد از مديريت امور اداري ، خدمات

4 ـ اخذ تصويب درخواستهاي خريد از مديريت امور مالي و ذيحسابي در رابطه با بودجه مصوبه و تامين اعتبار

5 ـ ارجاع در خواستهاي كالا به كاردكس و انبار جهت تحويل به متقاضي

6 ـ ارجاع درخواستهاي خريد به كارپردازي جهت خريد كالا و تحويل به انبار

7 ـ درخواست و اخذ پيش پرداخت از امور مالي و ذيحسابي بابت خريدهاي كلان و خارج از حد توان تنخواه گردان اداره تداركات كه در اين صورت چك مستقينا در وجه فروشندگان صادر ولي مسئوليت پي گيري امور بعهده تداركات مي باشد.

2 ـ4ـ شرح فعاليتهاي حسابداري

1 ـ درخواست از امور مالي و ذيحسابي نسبت به واريز وجوه بودجه ( طرح ، درآمد، جاري ) مصوبه بمرور طي سال و بصورت علي الحساب كه از طريق تنظيم اجازه پرداخت انجام مي شود .

2 ـ صدور چك در وجه كارپرداز ان و فروشندگان و تنخواه گردانهاي فرعي و اخذ رسيد از آنان بر روي فرم حواله صدور وجه

3 ـ نگهداري حسابهاي بدهي كارپردازان ، تنخواه گردانهاي فرعي ( خدمات ، مديران، و واحدها و واحد سفارشات خارجي ) بهنگام صدور چك در وجه آنان

4 ـ نگهداري حسابهاي بدهي كاركناني كه امور خاصي را انجام مي دهند ( بطور مثال امور خريد بليط هواپيما و …) و بدهي فروشندگان كالا و خدمات ( پيش پرداختها )

5 ـ نگهداري ساير حسابها مانند هواپيمايي جمهوري اسلامي و تنخواه گردان خوابگاه دانشجويي

6 ـ نگهداري حسابهاي منابع تامين تنخواه گردان اداره تداركات كه شامل وجوه بودجه طرح ، بودجه جاري و بودجه در آمد مي باشد.