فصل اول

كليات تحقيق

 

مقدمه

شرکت غله و خدمات بازرگاني دولتي ايران در بلوار 15 خرداد واقع شده است. و به طور کلي وظيفه اين شرکت خريداري نمودن گندم از کشاورزان بومي استان و ديگر استان ها و در اختيار قرار دادن اين گندم ها به کارخانجات آردسازي استان مي باشد. در نهايت آرد توليد شده توسط کارخانجات با نظارت شرکت غله و.....بين واحدهاي نانوايي استان و روستاهاي تابعه استان تقسيم مي شود.

کار اين شرکت مستلزم فعاليت هاي شبانه روزي کارکنان است و به سادگي که در بالا ذکر شد نمي باشد.

اين شرکت زير نظر شرکت مادر تخصصي بازرگاني دولتي ايران به فعاليت خود ادامه مي دهد و خط مشي هاي اصلي خود را توسط بخشنامه و.......از شرکت مذکور دريافت مي نمايد.

 

تاريخچه

اين شرکت در سال 1382 تأسيس شد. فعاليت هاي اين شرکت را قبلاً اداره غلّه هر استان انجام مي داد و در سال 82 با پيشنهاد هيئت دولت و تصويب مجلس شوراي اسلامي طرح ادغام ادارات دولتي به منظور کاهش هزينه هاي دولت اين اداره نيز با اداره بازرگاني ادغام شده و در نهايت شرکت غله و خدمات بازرگاني بوجود آمد.

 

 

 

 

 

فصل دوم

ادبيات تحقيق

 

حسابداري دولتي:

حسابداري دولتي نظامي است که اطلاعات مالي مربوط به فعاليتهاي مالي سازمانهاي دولتي را جمع آوري و گزارش مي نمايد تا بتوان در مورد تخصيص منابع مالي آنها به برنامه ها و عمليات مختلف، تصميماتي صحيح و مناسب اتخاذ نمود. به عبارت ديگر، حسابداري دولتي عبارت است از: کليه عمليات مربوط به تجزيه و تحليل، ثبت، طبقه بندي، تلخيص، گزارش دهي و تفسير فعاليتهاي مالي سازمانهاي دولتي که با رعايت قوانين و مقررات مالي و اصول و موازين متداول حسابداري دولتي انجام مي شود.

صورتهاي مالي سازمانهاي دولتي اصولاً به منظور رفع نيازهاي اساسي زير تهيه مي شود:

1. نياز قانوني

2. نياز نظارتي

3. نياز اطلاعاتي

چون قوانين و مقررات کشورهاي مختلف متفاوت است برخلاف حسابداري بازرگاني که اصول و موازين کلي آن در تمام کشورها تقريباً مشابه است، سيستم حسابداري دولتي هر کشور معمولاً داراي روشها، خصوصيات و قالبهاي خاصي است که آن را از سيستمهاي مورد عمل در ساير کشورها تا حدودي متفاوت و لزوم مطالعة مستقل آن را مطرح مي سازد و دولت به علت عهده دار بودن مسئوليت وصول و مصرف درآمدها و وجوه عمومي و نگاهداري حسابهاي دولتي و تهيه گزارشهاي مالي لازم براي اطلاع مردم کشور و قوه مقننه، ايفا کننده نقش اساسي در حسابداري دولتي است.

 

 

مباني حسابداري دولتي:

در حسابداري بازرگاني بنا به لزوم تبعيت از اصل تطابق هزينه ها با درآمدهاي هر دورة مالي، معمولاً ثبت فعاليتهاي مالي بر مبناي حسابداري تعهدي انجام مي شود. ولي در حسابداري دولتي به علت تنوع اهداف، وظايف و فعاليتهاي مالي سازمانهاي دولتي و حسابهاي منتقل [بعداً توضيح داده خواهد شد] ممکن است مباني حسابداري ديگر نيز براي ثبت درآمدها و هزينه ها مورد استفاده قرار گيرد. مباني حسابداري مورد استفاده در سازمانهاي دولتي به شرح ذيل مي باشد:

1. حسابداري نقدي Accrual accounling

در حسابداري نقدي درآمدها در سال مالي وصول وجوه نقد مربوط و هزينه ها در سال مالي پرداخت وجوه نقد مربوط به حساب منظور مي شود. در اين مبنا، تحقق يا قطعي شدن درآمدها و تعهد يا وقوع هزينه که معمولاً از آثار دريافت يا ارائه کالا و خدمات است. در امر شناخت درآمدها و هزينه ها مورد نمي يابد. زيرا شرط اصلي براي ثبت درآمدها وصول آنها و براي ثبت هزينه ها پرداخت آنها محسوب مي شود.

 

2. حسابداري تعهدي

در حسابداري تعهدي، درآمدها در سال انجام خدمات يا فروش کالا به حساب منظور مي شود. [اگرچه وجه نقد حاصل از فروش کالاها و خدمات مذکور در سالهاي مالي قبل يا بعد از فروش دريافت شود] و هزينه ها در سال دريافت کالاها و خدمات و ايجاد تعهد به حساب منظور مي گردد. [اگر چه بهاي کالاها و خدمات مزبور در سالهاي مالي قبل يا بعد از خريد پرداخت شود]. به عبارت ديگر، در اين مبنا صرف نظر از انجام يا عدم انجام هرگونه دريافت و پرداخت، درآمدها در دورة تحقق و هزينه ها در دورة تحمل يا وقوع ثبت مي گردد.

 

 

 

3. حسابداري نيمه تعهدي

در حسابداري نيمه تعهدي که ترکيبي از دو مبناي نقدي و تعهدي است، براي ثبت درآمدها از مبناي نقدي و براي ثبت هزينه ها از مبناي تعهدي استفاده مي شود. به عبارت ديگر در مبناي نيمه تعهدي درآمدهايي که عملاً وصول و هزينه هايي که تعهد يا تحمل شده است. [هزينه هاي واقعي دوره مالي] در حسابهاي هر دورة مالي ثبت مي شود.

 

4. حسابداري تعهدي تعديل شده

در حسابداري تعهدي تعديل شده، شناخت و ثبت درآمدها در حسابها در دورة مالي انجام مي شود که در آن دوره درآمد «آماده، در دسترس و قابل اندازه گيري» است. منظور از آماده و در دسترس بودن قابل وصول بودن آنها در دوره مالي جاري يا مدتي کوتاه بعد از پايان دورة جاري است به ترتيبي که پرداخت بدهي ها و تعهدات دوره جاري از محل درآمدهاي مذکور ميسر باشد و هزينه ها معمولاً در دورة وقوع يا تحمل يعني دوره اي که تعهد و بدهي قابل پرداخت بابت هزينه ايجاد مي شود در حسابها منظور مي گردد.

 

5. حسابداري نقدي تعديل شده

در حسابداري نقدي تعديل شده، ثبت درآمدها در دورة دريافت وجوه نقد و ثبت هزينه ها در دورة پرداخت وجوه نقد بابت تعهدات ايجاد شده صورت مي گيرد. به عبارت ديگر در اين مبنا درآمدها زمان وصول و هزينه ها زمان پرداخت تعهدات ناشي از دريافت کالا و خدمات شناسايي و ثبت مي شود. بنابراين، در حسابداري نقدي تعديل شده ثبت هزينه ها مستلزم تحقق دو شرط لازم و کافي است:

1. ايجاد تعهد

2. انجام پرداخت

 

بودجه:

مهمترين مسئله اي که در هر شرکت و مؤسسه اي مطرح است بودجه شرکت است منشأ آن بودجه عمومي دولت مي باشد. و همانطور که شما عزيزان مي دانيد بودجه عمومي دولت شامل درآمدهاي عمومي[ که در ماده 10 قانون محاسبات عمومي کشور تعريف شده است]، درآمدهاي اختصاصي [ماده 14 قانون محاسبات عمومي کشور]، اعتبارات جاري و عمراني و هزينه از محل درآمدهاي اختصاصي مي باشد. بودجه شرکتهاي دولتي از حيث دريافت ها شامل درآمدها و منابع و از حيث پرداخت ها شامل هزينه هاي جاري و مصارف مي باشد.

درآمد شرکتهاي دولتي در اثر فروش قطعي کالا يا ارائه خدمت کسب مي شود. لذا چنانچه شرکتي از سيستم بانکي کشور وام يا تسهيلات اعتباري دريافت نمايد درآمد شرکت محسوب نمي شود.

هزينه هاي جاري و مصارف شامل هزينه هاي عمليات، توزيع و فروش و اداري مي باشد که هزينه عمليات خود از سه قسمت شامل خريد مواد اوليه، دستمزد و هزينه هاي عمومي توليد يا خدمت تشکيل مي شود.

با تفاسير مذکور بودجه شرکت غله و خدمات بازرگاني زيرمجموعه بودجه عمومي کشور مي باشد. اين شرکت براي دريافت بودجه، بودجه پيشنهادي خود را که پس از بررسي هاي بسيار و برآورد هزينه ها و مصارف تهيه و تنظيم نموده است به شرکت مادر ارسال مي دارد و شرکت مادر بر اساس بودجه تخصيصي خود و مطالعه بودجه پيشنهادي شرکتهاي تابعه موارد هزينه را بر اساس سر فصلهاي هزينه به شرکت تخصيص مي دهد.

نکته اي که بايد در اينجا متذکر شوم اين است که بودجه ارسالي به هر يک از سرفصلها متغير است و همگي به طور يکسان نيست و حسابدار شرکت به اندازه اعتبار ابلاغي حق برداشت از آن سرفصل را دارد و بيش از آن مجاز نمي باشد.

اين سرفصلهاي هزينه هر کدام داراي يک کد مخصوص به خود مي باشند.

و در ابتداي سال مالي [که در شرکت هايي که از بودجه کل کشور استفاده مي نمايند اول فروردين ماه هر سال مي باشد] حسابدار شرکت آرتيکل زير را پس از دريافت اعتبار از شرکت مادر در دفاتر خود يادداشت مي نمايد:

بانک................

دريافتي از مرکز................

و در پايان سال مالي اگر از هر کدام از سرفصلها مبالغي اضافه آمده باشد حسابدار شرکت موظف به واريز آن به شرکت مادر مي باشد.

شرکت مادر نيز بايد کليه مبالغ اضافه دريافت از بودجه کشور که به شرکت هاي تابعه اختصاصي داده که معمولاً اينگونه نمي باشد را جمع آوري نموده و به خزانه داري کل کشور واريز نمايد.

 

درآمدها:

درآمدها به دو دسته کلي عمومي و اختصاصي تقسيم مي شوند.

الف) درآمدهاي عمومي:

مطابق ماده يا قانون محاسبات عمومي عبارت است از درآمدهاي وزارتخانه و مؤسسات دولتي، ماليات، سود سهام شرکتهاي دولتي، درآمد حاصل از انحصارات و مالکيت و ساير درآمدهايي که در قانون بودجه کل کشور تحت عنوان درآمد عمومي منظور مي شود.

 

ب) درآمدهاي اختصاصي:

مطابق ماده 14 قانون محاسبات عمومي عبارت است از درآمدهايي که به موجب قانون براي مصرف يا مصارف خاص در بودجه کل کشور تحت عنوان درآمد اختصاص منظور گردد.

همچنين مي توان درآمدها را به دو دسته کلي تر با عنوان درآمدهاي متمرکز (ملي) و درآمدهاي غير متمرکز (استاني) تقسيم نمود.

درآمدهاي عمومي شامل موارد ذيل مي باشد:

1. مالياتها

2. دريافت کمکهاي اجتماعي

3. درآمد متفرقه

4. دريافت کمکهاي بلاعوض

5. درآمدهاي خدمات و فروش کالا

6. درآمد جرائم و خسارات

 

درآمدهاي اختصاصي شامل موارد ذيل مي باشد:

1. مالياتها

2. دريافت کمکهاي بلاعوض

3. درآمد حاصل از خدمات و فروش کالا

4. درآمد جرائم و خسارات

5. درآمد متفرقه

و طبق تعاريف کلي بالا درآمدهاي شرکت غله و خدمات بازرگاني دولتي منطقه اي استان قم نيز به دو دسته تقسيم مي شود:

1. درآمد ارسالي:

اين درآمد شامل تمامي وجوهي است که تحت عنوان درآمد توسط شرکت مادر به حساب جاري بانک شرکت واريز مي گردد.

 

2. درآمد وصولي:

اين درآمد نيز شامل وجوهي است که از خريد گندم و فروش آنها به کارخانجات آردسازي استان و درآمد حاصل از فروش کيسه هاي آرد به کارخانجات حاصل مي شود.

هزينه ها

اين سرفص شامل کليه وجوهي مي شود که تخصيص داده مي شود تا روند کار عادي يک شرکت صورت بگيرد و اين سرفصل ها شامل:

1. هزينه توليد

2. هزينه اداري

براي انجام يک هزينه بايد سلسله مراتبي انجام بگيرد که عبارتند از:

1. تأمين اعتبار

2. تعهد وتسجيل

3. حواله

4. درخواست وجه

5. هزينه

که به توضيح مختصري درباره ي هر يک از اين مراحل مي پردازيم.

 

1. تأمين اعتبار:

در ماده 18 قانون محاسبات عمومي چنين آمده است:

«تأمين اعتبار عبارت است از اختصاص تمام يا قسمتي از اعتبار مصوب بريا هزينه اي معين».

 

و در ماده 28 قانون برنامه و بودجه مصوب سال 1351 به طور خلاصه چنين آمده است:

«.....هرکس بدون تأمين اعتبار دستور خرجي را صادر کند. مطابق ماده 85 قانون محاسبات عمومي مورد پيگرد قرار مي گيرد....»

توجه داشته باشيم که منظور از ماده 85، ماده مزبور مندرج در قانون محاسبات سال 1349 است که در قانون محاسبات سال 1366 به عنوان ماده 93 درج شده است.

از ابزار اوليه کنترلهاي داخلي هر ذي حساب و ذي حسابي، دفتر اعتبارات است. در سيستم قديم تأمين اعتبار صورت مي گرفت اما با تأمين اعتبار در سيستم جديد دو فرق اساسي دارد:

اولاً تأمين اعتبار در سيستم قديم در هيچ جا ثبت حسابداري نمي شد.

ثانياً سقف تأمين اعتبار در سيستم قديم. ميزان پول و نقدينگي مانده در حسابهاي بانکي دستگاه که قبلاً از مح آن تأمين اعتبار نشده است بود اما در سيستم جديد با تأمين اعتبار صورت گرفته، ثبت حسابداري انجام مي شود و سقف آن نيز تغيير پيدا کرده است.

و هدف از تأمين اعتبار تحقق اصل 55 قانون اساسي است که اولاً هر اعتباري در محل خودش خرج شود و ثانياً هيچ هزينه اي از اعتبار مصوب مربوطه بالاتر نرود.

به عبارت ديگر با انجام تأمين از ايجاد دين بر ذمه دولت زائد بر اعتبار مصوب جلوگيري مي کنيم.

 

2. تعهد و تسجيل:

در ماده 19 قانون محاسبات عمومي «تعهد» چنين تعريف شده است:

«تعهد عبارت است از ايجاد دين بر ذمه دولت، ناشي از:

1. تحويل کالا و انجام خدمات

2. اجراي قراردادهايي که با رعايت قانون منعقد شده باشد

3. پيوستن به قراردادهاي بين المللي

4. احکام صادره از مراجع ذي صلاح و دادگاههاي قانوني

 

همچنين در ماده 20 قانون محاسبات عمومي «تسجيل» چنين تعريف شده است:

«تعيين ميزان بدهي قابل پرداخت»

چون فاصله بين تعهد و تسجيل کم است اين دو مرحله را با هم در نظر مي گيرند.

 

3. حواله:

به موجب ماده 21 قانون محاسبات عمومي، «حواله اجازه اي است که کتباً به وسيله مقامات مجاز وزارتخانه، مؤسسه دولتي، شرکت دولتي، دستگاه اجرايي محلي، نهادهاي عمومي غيردولتي و يا ساير دستگاههاي اجرايي براي تاديه تعهدات و بدهي ها قابل پرداخت از محل اعتبارات مربوط عهده ذي حساب و در وجه ذي نفع» صادر مي گردد.

همانطوري که در تعريف مزبور آمده است، حواله در قبال بدهي و تعهدات قابل پرداخت بايد صادر گردد. به عبارتي ديگر بابت تنخواه گردان پرداخت و پيش پرداخت که هيچگونه بدهي و تعهدات قابل پرداخت محسوب نمي شوند نبايد حواله صادر شود.

در قسمتي از تعريف «تنخواه گردان حسابداري» مندرج در ماده 26 قانون محاسبات عمومي آمده است که «تنخواه گردان حسابداري در قبال صدور حواله واريز گردد.»

 

4. درخواست وجه:

همانطور که قبلاً گفته شد و برابر ماده 22 قانون محاسبات عمومي کشور «درخواست وجه سندي است که ذي حساب براي دريافت وجه به منظور پرداخت حواله هاي صادر شده موضوع ماده 21 اين قانون و ساير پرداختهايي که به موجب قانون از محل وجوه متمرکز شده در خزانه مجاز مي باشد حسب مورد از محل اعتبارات و يا وجوه مربوط، عهده خزانه در مرکز و يا عهده خزانه معين استان در وجه حساب بانکي پرداخت دستگاه اجرايي ذي ربط» صادر مي کند.